Debon stawia na IFS Cloud, by ogarnąć produkcję przyczep na zamówienie

Wytwarzanie na indywidualne zamówienie stawia przed firmami zupełnie inne wyzwania niż produkcja seryjna. Wybór wariantu, dodatkowego wyposażenia czy konkretnych parametrów technicznych nie kończy się na etapie oferty handlowej – rzutuje na to, co i jak trzeba później zakupić, jak zorganizować magazyn oraz jak poprowadzić samą produkcję. W takich warunkach kluczowa staje się jednolitość danych i możliwość przeniesienia decyzji sprzedażowych na dalsze etapy działania firmy.

Przed takim właśnie zadaniem stanęła firma Debon, obecna na rynku przyczep od 1997 roku i eksportująca swoje produkty do klientów w całej Europie. W portfolio spółki znajdują się przyczepy do przewozu koni, przyczepy towarowe, wywrotki, a także rozwiązania szyte na miarę konkretnych potrzeb. Od stycznia 2026 roku, w wyniku przejęcia firmy Ekus, oferta Debon poszerzyła się o modułowe stajnie oraz hale namiotowe. Rozrost asortymentu tylko podkreślił, jak ważne jest systemowe zarządzanie zróżnicowanymi procesami wewnętrznymi.

Wyzwanie: duża liczba wariantów i produkcja pod konkretne zamówienie

Charakter działalności Debon sprawia, że pojedynczy model produktu może przybierać dziesiątki konfiguracji. To klient decyduje o parametrach, dodatkach i wersji wykonania, a jego wybory przekładają się na cały dalszy tor realizacji zlecenia.

W praktyce wymaga to jednoczesnego nadzorowania wielu powiązanych ze sobą czynników. Trafnie skonfigurowane zamówienie musi być widoczne nie tylko w dokumencie handlowym, lecz również w kolejnych krokach – przy zakupach, w magazynie, w strukturze wyrobu i podczas samego procesu produkcyjnego.

Debon szukał jednak rozwiązania o znacznie szerszym zasięgu niż sama produkcja. Zakres projektu objął finanse i księgowość, sprzedaż, zakupy, magazyn, kontrolę jakości, produkcję oraz utrzymanie ruchu. Zamiast kolejnego, wyizolowanego narzędzia informatycznego, firmie zależało na wspólnym środowisku porządkującym przepływ informacji między najważniejszymi działami przedsiębiorstwa.

Dlaczego Debon wybrał IFS Cloud?

Wśród kluczowych kryteriów wyboru znalazła się zdolność systemu do obsługi produkcji na zamówienie oraz wyrobów o wielu wariantach. Rozwiązanie musiało obejmować szeroki wachlarz procesów, dając jednocześnie pole do dalszego rozwoju w miarę zmian skali i struktury biznesu.

Ostatecznie zdecydowano się na IFS Cloud. System pozwolił połączyć w jednym środowisku procesy sprzedażowe, zakupowe, magazynowe, produkcyjne, jakościowe i finansowe, a także obszar utrzymania ruchu.

Za szczególnie ważną uznano jednak możliwość zastosowania konfiguratora produktu. Debon korzystał z podobnego narzędzia jeszcze przed zmianą systemu ERP, dlatego priorytetem stało się zachowanie tej funkcjonalności, kluczowej dla codziennej pracy działu sprzedaży, oraz stworzenie warunków do jej dalszego rozwijania.

Konfigurator jako element całego procesu, a nie osobne narzędzie

W firmie dostarczającej produkty dopasowane do potrzeb klienta konfigurator może odgrywać rolę znacznie większą niż tylko wsparcie przy wyborze wariantu w momencie sprzedaży. Odpowiednio zintegrowany z systemem ERP staje się miejscem powstawania danych, które później wykorzystują kolejne działy firmy.

W Debon pierwszym krokiem było wdrożenie reguł sprzedażowych. W trakcie tworzenia zamówienia system krok po kroku prowadzi użytkownika przez parametry produktu, zawężając dostępne opcje na podstawie wcześniejszych wyborów.

Dzięki temu przedstawiciel handlowy nie musi już samodzielnie śledzić wszystkich zależności między cechami wyrobu. System eliminuje niezgodne ze sobą kombinacje i zmniejsza ryzyko, że dla danego wariantu zabraknie wymaganego parametru.

Ma to znaczenie nie tylko na etapie samej transakcji. Im lepiej dane są zorganizowane już na wejściu, tym łatwiej wykorzystać je później podczas wyceny, planowania czy przygotowania produkcji.

Wdrożenie dopasowane do rzeczywistych procesów Debon

Za realizację projektu odpowiadał L-Systems, partner wdrożeniowy IFS.

W przypadku firmy o takiej specyfice samo włączenie standardowych funkcji systemu nie wystarczyłoby. Decydujące było przełożenie faktycznego sposobu pracy Debon na logikę systemu – od produkcji na indywidualne zamówienie i zróżnicowanych grup produktowych, po rolę konfiguratora w procesie handlowym.

Zakres prac obejmował analizę procesów, konfigurację rozwiązania, uruchomienie poszczególnych modułów oraz ich dalszy rozwój. Szczególnej uwagi wymagało pogodzenie elastyczności oferty z potrzebą standaryzacji danych i procesów wewnętrznych.

W efekcie IFS Cloud nie stał się jedynie narzędziem do rejestrowania operacji. Projekt skupił się na budowie spójnego środowiska, odpowiadającego modelowi biznesowemu Debon i umożliwiającego stopniowe wdrażanie kolejnych mechanizmów automatyzacji.

Jeden system dla różnych typów produkcji

Dodatkowym utrudnieniem była różnorodność asortymentu firmy. Przebieg procesu dla przyczepy do transportu koni różni się od realizacji przyczepy towarowej, wywrotki czy hali namiotowej. Trzeba było więc zachować odrębne sposoby konfiguracji i realizacji poszczególnych grup produktów, bez budowania w pełni niezależnych środowisk informatycznych.

IFS Cloud umożliwił obsługę tej różnorodności w ramach jednego systemu, z zachowaniem specyfiki poszczególnych procesów. To istotne z punktu widzenia rozwoju firmy – nowe linie produktowe nie powinny automatycznie generować kolejnych, odseparowanych narzędzi i źródeł danych.

Pierwsze efekty wdrożenia

Jednym z najbardziej wyraźnych rezultatów projektu jest uporządkowanie procesu konfigurowania zamówień. Przygotowane reguły i szablony pomagają handlowcom w doborze właściwych parametrów, a system ogranicza możliwość powstania błędnych kombinacji.

Ogranicza to ryzyko pomyłek wynikających m.in. z zestawienia niezgodnych cech, pominięcia wymaganych parametrów czy ręcznego przenoszenia danych między etapami procesu.

Jednocześnie informacje z obszaru sprzedaży funkcjonują w tym samym środowisku co zakupy, magazyn, produkcja, jakość, finanse i utrzymanie ruchu. Dzięki temu przepływ danych między działami staje się bardziej spójny, a kolejne zespoły rzadziej muszą ponownie interpretować lub wprowadzać informacje dotyczące tego samego zlecenia.

Kolejny etap: połączenie konfiguratora bezpośrednio z produkcją

Istotną cechą tego projektu jest jego rozwój etapowy. Wdrożenie reguł sprzedażowych nie stanowi końca wykorzystania konfiguratora.

Debon pracuje obecnie nad regułami produkcyjnymi, które pozwolą przekształcać cechy wybrane w konfiguratorze w konkretne struktury produkcyjne i marszruty. Równolegle powstaje mechanizm automatycznego wyliczania cen na bazie parametrów konfiguracyjnych produktu.

Ostateczny cel jest zatem znacznie ambitniejszy: dana wprowadzona jednorazowo, podczas przygotowania konfiguracji dla klienta, ma przekładać się później na wycenę, strukturę wyrobu oraz sposób jego wytworzenia.

To właśnie tutaj widać jedną z najważniejszych zalet integracji procesów w systemie ERP. Automatyzacja nie sprowadza się do przyspieszenia jednej czynności – jej realna wartość ujawnia się wtedy, gdy dane przechodzą płynnie między etapami działalności bez konieczności każdorazowego ręcznego ich odtwarzania.

IFS Cloud jako podstawa dalszego rozwoju Debon

Przykład Debon dobrze ilustruje, czemu projekty ERP w firmach produkujących na zamówienie wymagają odrębnego podejścia. Nie chodzi tu wyłącznie o zarządzanie samą produkcją, lecz o powiązanie decyzji podejmowanych na etapie sprzedaży z tym, co dzieje się później w zaopatrzeniu, magazynie i na hali produkcyjnej.

Współpraca Debon z L-Systems umożliwiła objęcie jednym środowiskiem najważniejszych procesów firmy, z zachowaniem elastyczności niezbędnej do obsługi różnych wariantów i grup produktowych.

Dalsze prace nad regułami produkcyjnymi i automatyczną wyceną potwierdzają też, że wdrożenie systemu ERP nie musi się kończyć w momencie jego startu. Dobrze zaprojektowana platforma może rozwijać się razem z organizacją, przejmując z czasem kolejne zależności między sprzedażą, planowaniem i realizacją produkcji.

W przypadku Debon takie podejście ma szczególne znaczenie – IFS Cloud ma nie tylko porządkować obecne procesy, ale stanowić fundament dla ich dalszej integracji i automatyzacji.

Źródło: ITwiz