Kilka PDF-ów w jeden plik: przegląd metod na Maca, Windowsa i przeglądarkę

Scalanie dokumentów bez ponownego skanowania

Zdarza się, że kilka umów, faktur czy zeskanowanych kartek trzeba przesłać jako jeden plik, a nie jako osobne pliki PDF. Rozwiązaniem nie jest przepisywanie treści do Worda ani powtórne skanowanie dokumentów. Pliki PDF da się połączyć w prosty sposób, zachowując oryginalny układ każdej strony. Można przy tym poukładać strony w wybranej kolejności, wyrzucić te zbędne, a na końcu zapisać jeden gotowy dokument.

Łączenie PDF-ów na komputerach Mac

Użytkownicy macOS nie muszą sięgać po żadną dodatkową aplikację - cała operacja odbywa się w systemowym Podglądzie. To rozwiązanie tak proste, że przy pierwszym kontakcie z tą funkcją trudno uwierzyć, że wystarczy tak niewiele kroków.

Najpierw należy otworzyć pliki PDF przeznaczone do scalenia, a w każdym z nich przejść do menu „Widok” i wybrać „Miniaturki”. Po lewej stronie okna wyświetli się wtedy pasek z podglądem kolejnych stron dokumentu.

Kolejny krok to zaznaczenie stron, które mają zostać przeniesione, i przeciągnięcie ich z jednego okna do drugiego. Można je umieścić na początku, na końcu albo wstawić między już istniejące strony.

Gdy celem jest połączenie całych dokumentów, sprawa jest jeszcze łatwiejsza - plik PDF wystarczy przeciągnąć prosto z Findera na pasek miniaturek otwartego już pliku.

Ustawienie stron we właściwej kolejności odbywa się poprzez swobodne przesuwanie miniaturek. Warto jednak pamiętać, że Podgląd zapisuje zmiany na bieżąco, automatycznie. Zanim więc przystąpi się do edycji, dobrze jest zabezpieczyć oryginały, korzystając z opcji „Plik” > „Powiel”. Można też cofnąć wprowadzoną zmianę skrótem Cmd + Z albo poleceniem „Edycja” > „Cofnij” - to jednak działa tylko do momentu zamknięcia pliku.

Łączenie PDF-ów w systemie Windows

System Windows nie ma wbudowanego narzędzia porównywalnego z macOS-owym Podglądem, które umożliwiałoby swobodne przenoszenie stron między dokumentami PDF. Darmową alternatywą jest program PDF24 Creator.

Aplikacja daje dostęp do zestawu funkcji do obsługi plików PDF, w tym do ich scalania. Cała procedura polega na wskazaniu odpowiednich dokumentów, ułożeniu ich w pożądanej kolejności i wygenerowaniu z nich jednego pliku.

Istotną zaletą PDF24 Creator jest to, że działa offline - pliki są obrabiane lokalnie na komputerze i nie muszą trafiać do sieci. To ma szczególne znaczenie, gdy w grę wchodzą umowy, faktury, dokumenty firmowe czy inne materiały z poufnymi danymi.

PDF24 Creator jest dostępny wyłącznie dla Windowsa. Na innych systemach operacyjnych alternatywą jest przeglądarkowa wersja tego samego narzędzia - PDF24 Tools.

Łączenie PDF-ów przez internet

Osoby, które nie chcą instalować żadnego programu, mogą skorzystać z narzędzia działającego bezpośrednio w przeglądarce - na przykład ze wspomnianego już PDF24 Tools.

Procedura wygląda podobnie: dodaje się pliki PDF przeznaczone do połączenia, ustawia je w odpowiedniej kolejności, uruchamia scalanie, a na końcu zapisuje ukończony dokument.

Wersja online nie jest przypisana do konkretnego systemu operacyjnego, dzięki czemu sprawdza się zarówno na komputerach, jak i na urządzeniach mobilnych. Trzeba jednak mieć na uwadze, że w tym wariancie dokumenty trafiają na zewnętrzny serwer. PDF24 zapewnia, że transmisja jest szyfrowana, a pliki są usuwane automatycznie po krótkim czasie.

Przy materiałach o wyższym stopniu poufności bezpieczniejszym wyborem będzie jednak narzędzie działające lokalnie, dzięki któremu pliki w ogóle nie opuszczają komputera.

Jak wybrać tylko część stron z kilku dokumentów

Scalanie nie musi obejmować całych plików. Jeśli mamy trzy dokumenty PDF, a potrzebna jest tylko pierwsza strona z jednego, trzy strony z drugiego i ostatnia strona z trzeciego, najlepiej sprawdzi się narzędzie prezentujące miniaturki wszystkich stron.

Na Macu taką operację przeprowadza się prosto w Podglądzie, przenosząc wybrane strony pomiędzy otwartymi dokumentami. W PDF24 z kolei do tego celu służy dedykowany tryb Expert.

Które narzędzie wybrać

Dla posiadaczy Maca najwygodniejszą opcją jest Podgląd, bo potrzebne funkcje są już wbudowane w system. Na Windowsie sensownym darmowym wyborem jest PDF24 Creator, zwłaszcza gdy liczy się praca offline. Z kolei przy sporadycznym łączeniu dokumentów praktyczniejsze może być narzędzie działające prosto z przeglądarki.

Gdy w plikach znajdują się dane osobowe, informacje finansowe albo inne poufne dane firmowe, lepiej postawić na rozwiązanie działające lokalnie - dzięki temu dokumenty nie muszą być wysyłane na żaden zewnętrzny serwer.