Cyfrowe zapaść polskich MŚP: problemem nie są pieniądze, a brak dobrych decyzji

O barierach cyfrowej transformacji małych i średnich firm, sensowności publicznego systemu wsparcia oraz roli sztucznej inteligencji rozmawiamy z Marcinem Czyżą, prezesem Koalicji na Rzecz Polskich Innowacji, i Amelią Szukowską, wiceprezes tej fundacji. Pytamy również, czemu wdrożenia technologiczne w firmach zaczynają się zwykle od wyboru narzędzia, a nie od zdefiniowania problemu biznesowego, jak w ogóle ocenić efekty takich inwestycji oraz czy nowo powstające firmy mogą dzięki AI przeskoczyć część klasycznej drogi transformacji cyfrowej.

Kto zawinił: przedsiębiorcy czy system?

Amelia Szukowska nie zgadza się z tezą, że za cyfrowy dystans odpowiadają sami właściciele firm. Polska gospodarka rozwijała się dynamicznie, jednak mniejsze podmioty wciąż mają nadrobić zaległości w automatyzacji, pracy na danych i inwestycjach w innowacje. Jak zauważa, cyfryzację często rozumie się jako zakup oprogramowania, a powinno się ją zaczynać od zidentyfikowania procesu wymagającego poprawy. W WAMA EDIH firmy prowadzone są od ogólnego przekonania „musimy się cyfryzować” do konkretnego planu – co zmienić, jak zweryfikować rozwiązanie i jak przygotować do tego ludzi. To właśnie tutaj, jak podkreśla, dobrze zaprojektowana pomoc może realnie zmniejszyć różnicę wobec innych krajów UE.

Marcin Czyża ocenia z kolei, że sam system wsparcia jest zbyt rozdrobniony i skomplikowany. Firma szukająca pomocy trafia na PARP, NCBR, BGK, Specjalne Strefy Ekonomiczne, urzędy marszałkowskie, klastry czy sieć EDIH-ów – każda z tych instytucji ma własne programy i nabory. Zamiast skupić się na prowadzeniu biznesu, przedsiębiorca musi nieustannie śledzić zmieniający się system dotacji.

Doszliśmy do sytuacji, w której na niektórych konferencjach branżowych jest więcej instytucji otoczenia biznesu niż samych przedsiębiorców. To pokazuje, że system wymaga uproszczenia.

Marcin Czyża, prezes Koalicji na Rzecz Polskich Innowacji

Czyża dodaje, że przedsiębiorcy powinni mieć więcej swobody w decydowaniu, na co przeznaczają środki – to właściciel firmy najlepiej wie, która inwestycja się zwróci. Rola państwa powinna ograniczać się do ustalenia dobrych reguł gry i kontroli efektów, nie do narzucania konkretnych ścieżek inwestycyjnych.

Liczby a rzeczywista ambicja firm

Dane są jednoznaczne: podstawowy poziom intensywności cyfrowej osiąga 59% polskich MŚP, wobec 71,4% w całej Unii Europejskiej. Szukowska zaznacza, że te statystyki mówią o dystansie, ale nie oznaczają braku ambicji wśród polskich przedsiębiorców. W realizowanym przez fundację projekcie regularnie spotyka firmy chcące się rozwijać, choć często bez konkretnego planu działania. Po ponad tysiącu wykonanych usług dla MŚP zauważa, że zainteresowanie rośnie wyraźnie, gdy rozmowa dotyka konkretnego celu biznesowego – oszczędności czasu, lepszej obsługi klienta czy większej kontroli nad procesami. Jak podsumowuje, technologia to tylko narzędzie – gdy firma wie, jaki problem chce rozwiązać, łatwiej jej wybrać właściwy pierwszy krok i ocenić rezultat.

Drugim kierunkiem są firmy projektowane od początku z dużym udziałem sztucznej inteligencji. Nowa firma nie musi najpierw tworzyć analogowych procesów, później ich cyfryzować, a dopiero na końcu automatyzować. Część tych etapów może po prostu ominąć. To może być duża szansa dla Polski. Ale jest jeden warunek: AI nie naprawia złych procesów ani złych danych. Jeżeli firma automatyzuje chaos, efektem jest po prostu szybszy chaos.

Marcin Czyża, prezes Koalicji na Rzecz Polskich Innowacji

Cyberbezpieczeństwo jako fundament, nie dodatek

Fundacja przeprowadziła już 360 diagnoz dojrzałości cyfrowej. Czyża za najbardziej niepokojący wniosek uznaje niedostateczne przygotowanie części firm na zagrożenia cybernetyczne. Zwłaszcza w regionie, w którym działa organizacja, przedsiębiorcy odkładają ten temat, aż dojdzie do realnego incydentu. Jak zaznacza, to zasadnicza różnica względem samej cyfryzacji: firma, która wolniej się cyfryzuje, traci przewagę konkurencyjną stopniowo, a ta, która zaniedbuje bezpieczeństwo, może w ciągu jednego dnia stracić dane, możliwość działania lub zaufanie klientów. Dlatego cyberbezpieczeństwo nie powinno być dodatkiem do transformacji cyfrowej, lecz jej podstawowym warunkiem.

Narzędzie przed problemem - typowy błąd

Szukowska przyznaje, że zdarza się, że przedsiębiorca zgłasza się z nazwą konkretnego narzędzia, zanim jeszcze zdefiniuje problem, który to narzędzie ma rozwiązać. Dlatego proces zaczyna się zwykle od diagnozy dojrzałości cyfrowej (DMA), która obejmuje nie tylko stosowane technologie, ale też procesy, dane, kompetencje i gotowość organizacyjną firmy. Wynik takiej diagnozy nie jest oceną, lecz pomaga ustalić priorytety – dopiero potem dobierana jest konkretna usługa lub rozwiązanie oraz kryteria, po których będzie można rozpoznać, że inwestycja przyniosła wartość. Taka kolejność, jak podkreśla, chroni przed wdrożeniem, które wygląda nowocześnie, lecz nie odpowiada na realną potrzebę firmy.

Zrealizowaliśmy ponad tysiąc usług dla MŚP i widzę, że zainteresowanie rośnie, gdy rozmowa dotyczy konkretnego celu biznesowego: oszczędności czasu, jakości obsługi czy lepszej kontroli nad procesem. Technologia jest narzędziem. Jeżeli firma wie, jaki problem rozwiązuje, łatwiej jej wybrać właściwy pierwszy krok i ocenić wynik.

Amelia Szukowska, wiceprezes Koalicji na Rzecz Polskich Innowacji

Pieniądze czy kompetencje?

Czyża twierdzi, że z doświadczeń fundacji wynika, że brak środków finansowych rzadko okazuje się najważniejszą przeszkodą. Znacznie większym problemem jest brak kompetencji potrzebnych, by odpowiedzieć na wcześniejsze pytanie – w co w ogóle warto zainwestować. Rynek zalewają dziś dostawcy technologii i samozwańczy eksperci od cyfryzacji i AI, co dla właściciela MŚP oznacza coraz trudniejszy wybór właściwego rozwiązania. Transformacja cyfrowa nie powinna więc kończyć się na zakupie systemu – trzeba połączyć technologię, zmianę procesów, przygotowanie zespołu oraz rachunek ekonomiczny. Przedsiębiorca powinien wiedzieć nie tylko, co chce wdrożyć, ale i dlaczego dana inwestycja ma się zwrócić.

Szukowska przywołuje projekt DIGITRANS, realizowany ze wsparciem Banku Światowego, w którym pracę zaczynało dwoje konsultantów – biznesowy i techniczny. Najpierw diagnozowano potrzeby firmy i pracowano z zarządem, a dopiero później dobierano konkretne narzędzie. To doświadczenie potwierdziło, że sama dostępność finansowania nie rozwiązuje problemu – przedsiębiorca potrzebuje zaufanego partnera, który pomoże połączyć decyzję technologiczną z celem biznesowym i przygotowaniem ludzi do zmiany. Tę logikę fundacja przenosi obecnie do programu WAMA EDIH 2.0.

Kiedy wdrożenie kończy się porażką

Według Czyży najgorszy scenariusz to sytuacja, w której firma nie ma wystarczającej wiedzy po swojej stronie i w pełni oddaje decyzję jednemu dostawcy. Wtedy łatwo kupić rozwiązanie dobre technologicznie, które jednak w żaden sposób nie odpowiada na realny problem przedsiębiorstwa. W ten sposób można wydać duże środki na system, którego finalnie nikt nie potrzebuje albo nie jest w stanie wykorzystać. Najbardziej kosztowna, jak zaznacza, nie jest wtedy nawet strata budżetu, a to, że takie doświadczenie potrafi na lata zniechęcić zarząd do dalszych inwestycji cyfrowych.

Które branże wciąż zostają w tyle

Czyża wskazuje, że kluczowym czynnikiem jest wielkość przedsiębiorstwa – duże firmy są przeciętnie znacznie bardziej zaawansowane cyfrowo niż sektor MŚP. Relatywnie dobrze wypadają też polskie oddziały międzynarodowych koncernów, korzystające z technologii i doświadczeń całych grup kapitałowych. Dobrze zdigitalizowane są w Polsce również bankowość i telekomunikacja, które w wielu obszarach nie odstają od europejskich liderów. Problem cyfryzacji nie dotyczy więc całej gospodarki w równym stopniu – to przede wszystkim wyzwanie ogromnej liczby mikro- i małych firm oraz części bardziej tradycyjnych sektorów, gdzie tkwi obecnie największy potencjał do nadrobienia dystansu.

AI: nie strach, lecz brak konkretnego zastosowania

Z AI korzysta obecnie 8,4% polskich przedsiębiorstw, wobec 20% w całej UE. Szukowska uważa, że największą barierą nie jest tu lęk przed nową technologią, lecz trudność w znalezieniu zastosowania przynoszącego wymierną korzyść. Jej zdaniem warto zaczynać od jednego konkretnego procesu: określić jego koszt lub czas trwania, sprawdzić jakość danych, przetestować rozwiązanie i ocenić wynik. AI może przyspieszyć pracę, ale źle przygotowany proces przyspieszy równie skutecznie błędy.

Jako wiceprezes fundacji Szukowska chce, by MŚP miały dostęp do rzetelnej diagnozy i możliwość testowania technologii, zanim zdecydują się na większą inwestycję – tak, aby decyzja o wdrożeniu AI wynikała z rzeczywistych potrzeb firmy, nie z presji, by kupić modne narzędzie.

WAMA EDIH nie zastępuje dostawcy technologii. Pomaga firmie ustalić, co rzeczywiście warto kupić lub wdrożyć, zanim wyda własne środki. Łączymy diagnozę, rozwój kompetencji i możliwość przetestowania rozwiązań z wiedzą partnerów konsorcjum. Software house może bardzo dobrze wykonać określone zlecenie, ale przedsiębiorca najpierw musi umieć je trafnie zdefiniować i ocenić ofertę. Właśnie tę lukę chcemy wypełnić.

Amelia Szukowska, wiceprezes Koalicji na Rzecz Polskich Innowacji

AI jako szansa na przeskoczenie etapów – ale nie bez porządku

Czyża widzi największą szansę na realny skok nie tylko w cyfryzacji istniejących firm, ale w przedsiębiorstwach, które jeszcze powstaną. Jego zdaniem uczelnie biznesowe powinny przestać traktować cyfryzację jako osobny przedmiot – technologia powinna być wpisana w nauczanie finansów, marketingu, zarządzania personelem czy logistyki. Menedżer nie musi być informatykiem, musi jednak rozumieć, jak technologia zmienia proces, za który odpowiada.

Drugim kierunkiem są firmy projektowane od początku z dużym udziałem sztucznej inteligencji, które nie muszą przechodzić kolejno przez etap analogowych procesów, cyfryzacji, a na końcu automatyzacji – część drogi mogą po prostu pominąć. To, jak zaznacza Czyża, może być duża szansa dla Polski, choć pod jednym warunkiem: AI nie naprawia złych procesów ani złych danych, a automatyzacja chaosu daje w efekcie po prostu szybszy chaos.

Co daje EDIH, czego nie da software house

W ramach WAMA EDIH wydano dotychczas blisko 20 mln zł na tysiąc usług. Szukowska uznaje pytanie o efektywność tych publicznych pieniędzy za w pełni uzasadnione. Zaznacza jednak, że WAMA EDIH nie zastępuje dostawcy technologii, a pomaga firmie ustalić, co rzeczywiście warto kupić lub wdrożyć, zanim wyda własne środki, łącząc diagnozę, rozwój kompetencji i możliwość testowania rozwiązań z wiedzą partnerów konsorcjum. Software house może bardzo dobrze zrealizować konkretne zlecenie, ale przedsiębiorca musi najpierw umieć je trafnie zdefiniować i ocenić ofertę – i właśnie tę lukę fundacja chce wypełniać. Ostatecznym sprawdzianem wsparcia powinna być użyteczność dla firmy, a nie sama liczba wykonanych usług.

Trudno przypisać wynik finansowy jednej usłudze

Czyża zastrzega, że nie da się uczciwie przypisać każdej zmiany przychodów lub produktywności jednej konkretnej usłudze EDIH. Firma może przeprowadzić bardzo dobrą transformację cyfrową, a jednocześnie podjąć błędną decyzję biznesową w zupełnie innym obszarze i zakończyć rok stratą. Dlatego jednym z najbardziej wiarygodnych wskaźników jest dla fundacji fakt, że przedsiębiorcy wracają po kolejne usługi – to sygnał, że widzą w tej współpracy realną wartość. Projekt ma też formalne wskaźniki, dotyczące na przykład dalszego finansowania pozyskiwanego przez firmy. Czyża podkreśla jednak, że cyfryzacja wspiera rozwój biznesu, ale go nie gwarantuje, i z tego powodu należy zachować ostrożność w przypisywaniu każdej poprawy wyniku finansowego samemu programowi EDIH.

Od czego zacząć cyfryzację firmy

Szukowska radzi zacząć od jednego pytania: który proces najbardziej ogranicza dziś rozwój firmy? Może to być ręczne przepisywanie danych, opóźnienia w obsłudze klienta czy brak informacji potrzebnych do podjęcia decyzji. Kolejnym krokiem powinna być diagnoza dojrzałości cyfrowej oraz rozmowa z pracownikami, którzy dany proces znają najlepiej. WAMA EDIH oferuje również szkolenia i możliwość przetestowania rozwiązań, dzięki czemu firma może się przygotować do wdrożenia bez konieczności rozpoczynania od dużego zakupu. Usługi te są bezpłatne dla uprawnionych firm w ramach pomocy de minimis. Najczęstszym błędem, jak podsumowuje, jest wybór systemu przed określeniem celu, kosztu obecnego procesu i sposobu mierzenia efektu.

Co dalej po WAMA EDIH

Pierwsza edycja programu WAMA EDIH nauczyła fundację, że diagnoza i szkolenia mają największą wartość, gdy prowadzą do konkretnego działania w firmie. Ponieważ oferta ogólnych szkoleń na rynku jest już bardzo szeroka, w WAMA EDIH 2.0 ich liczbę ograniczono, kładąc większy nacisk na usługi wdrożeniowe, w tym związane z sztuczną inteligencją. Celem jest przeprowadzenie przedsiębiorców przez całą drogę – od rozpoznania potrzeby, przez test rozwiązania, po przygotowanie organizacji do jego wykorzystania. Miarą sukcesu, jak mówi Szukowska, będzie to, czy firma po zakończonej współpracy potrafi samodzielnie podejmować lepsze decyzje technologiczne i realnie odczuwa zmianę w codziennej pracy.

Rozwój czy przymus regulacyjny?

Czyża zwraca uwagę na szerszy problem europejskiej gospodarki: coraz więcej start-upów opiera swój model biznesowy na pomaganiu firmom w dostosowaniu się do kolejnych regulacji. Unia Europejska jest bardzo skuteczna w tworzeniu popytu na technologie potrzebne do spełnienia nowych wymogów, jednak warto zapytać, czy właśnie na to chcemy przeznaczać coraz większą część europejskiego talentu technologicznego. Najbardziej innowacyjne gospodarki powinny tworzyć nowe produkty, modele biznesowe i technologie – jeśli coraz więcej najlepszych specjalistów zajmuje się głównie obsługą regulacji, można być bardzo dobrym w compliance, ale niekoniecznie w budowaniu globalnych firm technologicznych.