Chaos w firmowych narzędziach kosztuje polskie firmy pół miliona złotych rocznie

Wielość aplikacji używanych w firmie, powtarzające się funkcje w różnych systemach oraz godziny spędzane na wyszukiwaniu potrzebnych danych realnie obniżają produktywność zespołów. Z wyliczeń Factorial wynika, że w przedsiębiorstwie zatrudniającym 500 pracowników organizacyjny bałagan może generować koszty przekraczające pół miliona złotych w skali roku. Temat zyskuje na znaczeniu w kontekście trwającego pilotażu skróconego tygodnia pracy, który zmusza firmy do podniesienia efektywności bez wydłużania czasu realizacji zadań.

Dotychczasowe rezultaty rządowego programu testującego skrócony czas pracy, realizowanego od początku 2026 roku, nie pokazują ani pogorszenia kondycji finansowej biorących w nim udział firm, ani opóźnień w prowadzonych projektach. Jak poinformował niedawno Zespół ds. Skrócenia Czasu Pracy - organ doradczy przy Ministrze Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej - w pierwszej połowie okresu testowego organizacje zmniejszyły wymiar pracy o 10%, a w drugiej połowie mają ograniczyć go o kolejne 20%. Cały pilotaż potrwa do końca bieżącego roku.

Specjaliści Factorial podkreślają, że samo przesunięcie grafików to za mało. Konieczne jest również uporządkowanie procesów wewnętrznych i wyeliminowanie działań, które pochłaniają czas pracowników, nie dając w zamian żadnych wymiernych rezultatów.

Zanim spróbujemy zmieścić pięć dni pracy w czterech, warto sprawdzić, jaką część obecnego czasu roboczego rzeczywiście przeznaczamy na zadania wymagające wiedzy i zaangażowania pracownika, a jaka jest pochłaniana przez organizacyjny chaos

Tomasz Wykowski, Country Manager Poland w Factorial

Czas pracy pochłania szukanie informacji i poprawianie błędów

Badanie przeprowadzone przez Factorial pokazuje, że niemal połowa, bo 49% europejskich menedżerów, przeznacza aż do 30% swojego tygodniowego czasu pracy na odnajdywanie informacji, tłumaczenie niezgodności w danych oraz poprawki wcześniej wykonanych zadań. Dodatkowo 65% badanych przyznaje, że ciągłe przeskakiwanie między różnymi aplikacjami odciąga ich uwagę od istotniejszych obowiązków.

Z szacunków firmy wynika, że w polskim przedsiębiorstwie zatrudniającym 500 osób sam czas marnowany przez pracowników z powodu rozproszonych narzędzi i procesów może generować koszt przekraczający 500 tysięcy złotych rocznie. Kwota ta nie uwzględnia nawet wydatków na oprogramowanie, które jest wykorzystywane rzadko albo wcale.

Powielające się narzędzia obciążają firmowe budżety

Kłopotem pozostaje też dublowanie się funkcji pomiędzy różnymi aplikacjami. Aż 42% firm w Europie płaci jednocześnie za co najmniej dwa narzędzia realizujące w praktyce te same zadania. Mimo to zaledwie 28,5% organizacji wie dokładnie, ile rocznie wydaje na oprogramowanie, z którego korzysta się sporadycznie lub wcale. Większość, czyli 62%, bazuje jedynie na przybliżonych szacunkach, a 10% w ogóle nie jest w stanie oszacować skali tych kosztów.

Trzech na czterech ankietowanych menedżerów twierdzi, że ich organizacje funkcjonowałyby sprawniej, gdyby postawiły na mniejszą liczbę, za to lepiej ze sobą zintegrowanych narzędzi. Obecny zestaw aplikacji pozytywnie ocenia jedynie 18% uczestników badania.

Cyfryzacja sama w sobie nie oznacza jeszcze, że firma będzie działać sprawniej. Jeśli chcemy realnie skracać czas pracy bez utraty efektywności, potrzebujemy przede wszystkim prostszych procesów i lepszego przepływu informacji

Tomasz Wykowski, Country Manager Poland w Factorial

Automatyzacja mogłaby ograniczyć liczbę powtarzalnych czynności, jednak firmy nadal podchodzą do oddawania jej kolejnych zadań z rezerwą. 38% badanych organizacji korzysta z AI przy przygotowywaniu odpowiedzi, podsumowań i dokumentów. Zbliżony odsetek powierza sztucznej inteligencji rutynowe zadania administracyjne, zachowując przy tym kontrolę człowieka nad ostatecznym wynikiem. Jedynie 7% firm deklaruje, że pozwoliło technologii samodzielnie prowadzić całe procesy.