Forscope: jak firmy odzyskują pieniądze z niewykorzystanych licencji oprogramowania

O tym, jak organizacje mogą realnie zmniejszyć wydatki na oprogramowanie, korzyściach płynących z rynku wtórnego licencji oraz o relacjach z dostawcami technologii rozmawiamy z Jakubem Sulakiem, szefem firmy Forscope.

Sulak podkreśla, że Forscope działa jako niezależny dostawca specjalizujący się w optymalizacji licencjonowania, którego głównym zadaniem jest generowanie oszczędności dla klienta. Kluczowa różnica względem producentów oprogramowania oraz partnerów typu Value Added Reseller polega na tym, że ci ostatni zarabiają na jak najwyższej sprzedaży licencji lub na prowizjach od producentów, podczas gdy Forscope zachowuje pełną niezależność.

Pomagamy firmom i organizacjom publicznym oszczędzać na licencjach oprogramowania poprzez rynek wtórny – podobnie jak w przypadku samochodów.

Jakub Sulak, CEO Forscope

Sulak porównuje ten mechanizm do rynku wtórnego samochodów, który jest korzystny również dla producentów nowych pojazdów. Forscope odkupuje nadmiarowe licencje od firm przechodzących na chmurę, dzięki czemu mogą one sfinansować migrację, a jednocześnie sprzedaje te licencje innym podmiotom szukającym oszczędności. CEO firmy zaznacza przy tym, że na polskim rynku działają brokerzy proponujący niższe ceny, którzy jednak - jak twierdzi - postępują niezgodnie z prawem.

Jednym z typowych przypadków jest uporządkowanie wydatków na usługi chmurowe. Klientami Forscope bywają organizacje posiadające kilka lub kilkanaście fabryk i zatrudniające tysiące osób, gdzie każdy zakład ma własne działy kupujące niezależnie różne subskrypcje. Problem polega na braku centralnej ewidencji tych zakupów i strategii kontroli kosztów - zdarza się, że pracownicy płacą za subskrypcje firmowymi kartami, a nikt nie weryfikuje, czy usługi są faktycznie wykorzystywane. Forscope w takich sytuacjach konsoliduje wydatki i negocjuje w imieniu klienta rabaty u dostawców.

Podobny mechanizm dotyczy optymalizacji samej chmury. Sulak zauważa, że model chmurowy, mimo swojej elastyczności, sprawdza się najlepiej tylko dla części infrastruktury i bywa bardzo kosztowny. Część firm, u których wydatki na chmurę wzrosły o 70% w ciągu trzech lat, decyduje się przenieść stabilne systemy - takie jak ERP czy CRM, obciążone równomiernie przez cały rok - z powrotem na własną infrastrukturę, pozostawiając w chmurze jedynie te systemy, które wymagają elastyczności przy okresowych skokach obciążenia.

Sulak deklaruje, że firma reprezentuje interesy klienta końcowego i nie pobiera żadnych prowizji od producentów oprogramowania. Status partnera Microsoftu wynika jedynie z korzystania z systemu szkoleń tej firmy oraz możliwości dystrybucji jej nowych produktów, co - jak zaznacza - nie stoi w sprzeczności z zasadami działania Forscope.

CEO przyznaje, że częściowo tak - producenci, w tym Microsoft, chcą maksymalizować przychody, a Forscope szuka oszczędności dla klientów. Uważa jednak, że obie strony mogą dostrzec wspólny cel w postaci długofalowych relacji biznesowych.

Gdy pomagamy klientom zaoszczędzić pieniądze w jednym obszarze, mogą oni zainwestować w nowe technologie i rozwiązania, ponownie wydać te środki na rozwiązania konkretnego dostawcy.

Jakub Sulak, CEO Forscope

Najkorzystniejszy moment to zaangażowanie firmy już podczas podejmowania decyzji o wyborze konkretnej technologii - Forscope wtedy analizuje alternatywy, wskazuje programy i zasady licencjonowania oraz sposoby zakupu, które nie są promowane przez dostawców. Firma specjalizuje się też we wsparciu podczas migracji do chmury i powrotu z niej, a także w reorganizacji zasobów licencyjnych po dużych konsolidacjach czy przejęciach, na przykład w grupach liczących nawet 200 spółek.

Zaangażowanie Forscope ma sens od poziomu ponad 100 stanowisk pracy, choć skala usług różni się w zależności od rynku - przykładowo Polska i Słowenia to odmienne realia. W sektorze prywatnym z usług firmy korzystają najczęściej przedsiębiorstwa motoryzacyjne, banki i firmy ubezpieczeniowe. W sektorze publicznym częstymi klientami są szpitale, które z powodu ograniczonych budżetów bardzo dokładnie kontrolują każdy wydatek niezwiązany z bezpośrednim leczeniem.

Sulak zaznacza, że mimo możliwych oszczędności na poziomie 20-30%, dla małych firm współpraca nie jest wykonalna ze względu na niskie wartości transakcji. Nie ma jednak górnej granicy - nawet największe organizacje z własnymi zespołami zarządzania aktywami oprogramowania korzystają z kompetencji Forscope w obszarach, w których nie mają wystarczającej specjalizacji. Opłacalność każdorazowo zależy od indywidualnej sytuacji.

Tak - zespołem Solution Team, w którym pracują specjaliści od licencjonowania, prawnicy oraz eksperci technologiczni, kieruje Polak, Mateusz Drozowski. Zespół ten opracowuje nowe rozwiązania na podstawie regulacji, zasad licencjonowania, nowych wydań produktów oraz aktualnych potrzeb rynku.

Sulak zauważa rosnące zainteresowanie rozwiązaniami opartymi na AI, choć dla CIO i CTO priorytetem pozostaje cyberbezpieczeństwo i ochrona danych. Jego zdaniem doświadczenia zdobyte przy wdrażaniu FinOps i migracjach chmurowych mogą znaleźć zastosowanie w AIOps. Wskazuje też na temat suwerenności danych - wiele firm i instytucji publicznych odkryło, że ich dane przechowywane np. w chmurze nie są bezpieczne z powodu amerykańskiego Cloud Act.

CIO i CTO odpowiadają dziś za całą infrastrukturę IT wraz z jej rozwojem, skalowaniem nowych modeli i narastającymi zagrożeniami, co - jak zauważa Sulak - często prowadzi do przeciążenia osób decyzyjnych nadmiarem obowiązków. To zwiększa prawdopodobieństwo, że szefowie technologii będą szukać wsparcia w zarządzaniu aktywami IT, w tym licencjami, zwłaszcza że zmiany na rynku oprogramowania utrudniają zachowanie pełnego obrazu dostępnych opcji.

Sulak potwierdza, że sztuczna inteligencja jest wykorzystywana wewnętrznie, np. do szacowania kosztów różnych scenariuszy, jednak każda propozycja trafiająca do klienta przechodzi weryfikację człowieka. Tłumaczy, że obecne modele AI działają poprzez rozpoznawanie wzorców, a błędny wzorzec prowadzi do błędnego wyniku - w przypadku skomplikowanych licencji Oracle czy Microsoftu w internecie krąży wiele nieaktualnych lub błędnych porad, na podstawie których AI mogłaby wyciągać niewłaściwe wnioski.

Proszę pamiętać, że akceptowalny poziom poprawności wyników z powszechnych modeli AI wynosi około 95%. Dla naszego biznesu nie jest to poziom akceptowalny; nie moglibyśmy się pod czymś takim podpisać.

Jakub Sulak, CEO Forscope

Sulak nie ma wątpliwości, że tak się dzieje, co - jego zdaniem - tłumaczy popularność modelu subskrypcyjnego wśród dostawców. Jako przykład podaje sytuację po przejęciu VMware przez Broadcom: klienci, którzy wcześniej zainwestowali w drogie licencje, muszą teraz przechodzić na kosztowny model subskrypcji dziennej bez określonych ram czasowych. Wniosek z tej sytuacji jest jeden - firmy powinny stale monitorować rynek i znać dostępne alternatywy, nawet jeśli nie zamierzają z nich korzystać.

Sulak potwierdza, że to właśnie jest cel firmy - działanie jako partner pokazujący klientom różne opcje wraz z ich wadami i zaletami, bez ukrytych motywacji. Podkreśla, że tego typu usług na rynku wciąż brakuje.

Obecnie nie jest to priorytetem firmy. Sulak zauważa, że mechanizmy działania IT i administracji są podobne na całym świecie, ale różnią się ramy prawne. W Europie prawo autorskie jest dobrze zharmonizowane, natomiast wejście na rynek ukraiński, turecki czy amerykański oznaczałoby zupełnie inny system prawny, nawet w niuansach, oraz odmienne grupy licencjonowania wymagające osobnych zespołów.

Forscope określa się obecnie jako startup zatrudniający 50 osób. Sulak nie wyklucza, że w przyszłości firma stanie się częścią większej organizacji z działem edukacji i optymalizacji budżetów, ale możliwe jest też, że zachowa niezależność i rozwinie się do skali paneuropejskiej, konsolidując tego rodzaju usługi.

Sulak wyjaśnia, że w modelu brokerskim - czyli kupnie i odsprzedaży - można obracać wyłącznie licencjami wieczystymi, ponieważ subskrypcji nie da się odsprzedać. Porównuje to do wynajmu samochodu: da się sprzedać własny pojazd, ale nie ten wzięty w leasing. Głównym obszarem działania Forscope jest ekosystem Microsoft, ponieważ korzysta z niego praktycznie każda firma, a warunkiem transakcji jest sparowanie w tym samym momencie popytu z podażą.

W przypadku bardziej niszowych dostawców zadanie jest trudniejsze, choć wykonalne - przy systemach klasy ERP trzeba znaleźć firmę chcącą sprzedać licencje oraz klienta poszukującego akurat takiego rozwiązania, uwzględniając przy tym wiele różnych edycji i wersji produktu. Sulak podaje, że obecna oferta Forscope liczy pół tysiąca pozycji.

Sulak potwierdza, że optymalizacja usług Software as a Service w działach marketingu to typowe zadanie dla Forscope. Zespoły marketingowe, składające się z kreatywnych osób, chętnie testują nowe aplikacje i usługi, ale rzadko trzymają się jednego rozwiązania przez dłuższy czas, co dla działów IT oznacza stały problem - integracja nowego narzędzia często traci sens, bo zanim się zakończy, pracownicy przechodzą już na inne rozwiązanie.

Dlatego, jak mówi Sulak, potrzebny jest ktoś, kto zinwentaryzuje wszystkie zapomniane subskrypcje i aplikacje, ustali ich status i podejmie decyzję o sprzedaży lub wygaszeniu. Nierzadko zdarza się, że pracownik dawno zmienił pracę, a narzędzia, którymi się posługiwał, wciąż generują koszty w budżecie firmy.

Do typowych sytuacji należą: koniec wsparcia producenta wymuszający modernizację oprogramowania, nowe wymogi regulacyjne, planowana migracja do chmury lub potrzeba redukcji kosztów usług chmurowych. Firma pomaga też w sytuacjach, gdy przedsiębiorstwo posiada nadmiarowe licencje na oprogramowanie biznesowe i chce odzyskać zainwestowane w nie środki.

Firma ma udokumentowaną współpracę z sektorem publicznym, w tym z komendami wojewódzkimi policji, komendami straży pożarnej oraz miastem Cieszyn. Do klientów należą też NASK, Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego oraz szpitale, a z usług Forscope korzysta również wiele polskich firm prywatnych.

Jednym z projektów było wdrożenie dla Agro Cieszyn, dużej czeskiej firmy rolniczej, dla której Forscope zmodernizowało centrum danych. Obecnie realizowany jest duży projekt zarządzania aktywami oprogramowania dla jednego z największych chorwackich miast, obsługującego cały portfel spółek miejskich. W Bułgarii Forscope zrealizowało projekt dla wojskowej instytucji publicznej, będący częścią inicjatyw NATO.

Sulak podkreśla, że sukces tych projektów wynikał nie tylko z osiągniętych oszczędności finansowych, ale też z niezależności firmy od marż dostawców - marże Forscope są korzystniejsze niż przy zakupie licencji bezpośrednio od Microsoftu. Dzięki temu firma może oferować dodatkowe usługi bez opłat, takie jak wsparcie techniczne czy doradztwo licencyjne dla instytucji publicznych, co w przypadku zakupu nowych licencji bywa dla wielu z nich praktycznie niedostępne.

Źródło: ITwiz